Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach zarzuciła skarbnikowi brak nadzoru nad pracownikami referatu finansów.
Szczegóły poniżej.
PAWEŁ GĄSIORSKI
W 2019 r. nieprawidłowo ujęto w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w Mykanowie operacje gospodarcze dotyczące zmniejszenia wartości zobowiązań wynikających z faktur korygujących za zakup energii elektrycznej, wody i gazu, co polegało na pomniejszeniu wartości bieżących zobowiązań wynikających z faktur VAT o kwoty wynikające z faktur korygujących, które wpłynęły w bieżącym okresie sprawozdawczym i zaksięgowaniu jedynie różnicy tych wartości. Tym samy dane wynikające z ksiąg rachunkowych były inne niż dane zawarte w dowodach księgowych.
Powyższym naruszono art. 4 ust. 2 oraz art. 20 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.). Zgodnie z ww. przepisami, zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Stosownie do opisu konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” zawartego w planie kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 1911 z późn. zm.) oraz w polityce rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem Nr 4/2017 Wójta Gminy Mykanów z dnia 2 stycznia 2017 r., konto to służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług. Na stronie Wn konta 201 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Skutkiem powyższego z ksiąg rachunkowych 2019 r. nie wynikała informacja o wystąpieniu 29 faktur korygujących na łączną kwotę (-)34.877,17 zł, a zobowiązania wynikające z zaksięgowanych faktur za zakup energii elektrycznej, wody i gazu były faktycznie wyższe o tą kwotę.
Przyczyną powyższego było niewłaściwe opisywanie faktur dotyczących zakupu energii elektrycznej, wody i gazu; każdorazowo kwoty wynikające z faktur były pomniejszane o kwoty faktur korygujących, adnotacji w tym zakresie dokonywała p. Ewa Machoń – były Skarbnik Gminy Mykanów, która również dokonywała wstępnej kontroli dokumentów. Pod względem merytorycznym opisy faktur były zatwierdzane przez p. Dariusza Pomadę – Wójta Gminy Mykanów, który również zatwierdzał faktury do zapłaty.
Z udzielonych wyjaśnień wynika, że zmniejszenie zobowiązania wynikającego z bieżących (niezapłaconych) faktur wynikało z wykorzystania narzędzia udostępnionego w systemie księgowym polegającego na tym, że faktury zaksięgowane w systemie po dokonaniu zapłaty otrzymują nieodwracalnie status dokumentu rozliczonego. Sprawdzanie statusu dokumentów pozwala na kontrolę, czy wszystkie dokumenty/faktury zostały opłacone. Zastosowany sposób ujęcia w ewidencji (per saldo) uprościł pracę, jednocześnie umożliwił wykazanie właściwego salda wobec kontrahenta.
Prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej jednostki budżetowej Urzędu Gminy, w tym bieżące dekretowanie i księgowanie dochodów i wydatków budżetowych należały do obowiązków Inspektora ds. księgowości budżetowej w Referacie Finansowym. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Ewa Machoń – były Skarbnik Gminy Mykanów.
Wniosek nr 9
Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Gminy Mykanów w zakresie ujmowania w księgach rachunkowych danych wynikających z faktur oraz faktur korygujących w sposób zapewniający odzwierciedlenie treści ekonomicznej wszystkich zdarzeń gospodarczych, zgodnie z wymogami art. 4 ust. 2 oraz art. 20 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.), mając na uwadze zasady ewidencji księgowej na koncie 201 wynikające z postanowień planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 1911 z późn. zm.) i polityki rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem Nr 4/2017 Wójta Gminy Mykanów z dnia 2 stycznia 2017 r.
